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スマートでいたい

2017.12.21

脱・汚デスク!仕事力アップの片づけ習慣

気がつけば、デスクの上が書類の山だらけ…なんてこと、ありませんか?スッキリ片付いたデスクなら、今よりもっとスマートに仕事ができるかもしれません。今回は日本初の“かたづけ士”として活躍する小松易さんに聞いた、仕事のパフォーマンスを高めるためのデスクの片付け習慣についてご紹介します。

探し物で年間132時間ものロス


■デスクの状態は仕事のパフォーマンスに影響するものでしょうか?

効率の面でも、質の面でも、デスクの状態は仕事に大いに影響するものだと思います。まず、デスクが片づいておらず、どこに何があるかわからない状態だと、物を探すのに時間を費やすことになり、業務効率が下がりますよね。

ある会社で社員のみなさんにアンケートをとったところ、書類や文具を探す時間の平均は1日30分だということがわかりました。1日30分ということは、1ヶ月に22日出勤すると仮定すると、なんと11時間。さらにこれを1年間で考えると、132時間も物を探していることになるのです。1日8時間勤務と考えると、会社で探し物だけしている日が、3週間以上もあるということに。
また、物を探すために業務を中断することで集中力が途切れてしまうということもあります。
そして、もしも大切な資料などが見つからない、なんてことになれば、これはトラブルですよね。事故やトラブルを防ぎ、仕事の質を担保するためにもデスクの整理整頓は大切です。デスクはあくまで仕事の道具。倉庫ではありません。まずはそのことに気づいていただきたいですね。

■デスクを片づけられない原因とは?

片づけが苦手な人には、大きく3つのタイプがあります。1つ目は「あとでやろう」と先送りにして、着手する前から挫折してしまっている「前」タイプ。2つ目は、片づけ始めてみたものの、途中で写真に見入ってしまったり物を捨てることができないなど、結局片づけることができない「中」タイプ。そして3つ目は一旦片づけはしたものの、その後整った状態をキープできずに散らかしてしまう「後」タイプです。中でも「前」タイプの方が多く見受けられますね。この「あとで」マインドは、実務にも通じているところがあると思います。処分してよいものかどうか、どこに保管すべきものか、片づけを後回しにしてしまうということは、咄嗟の判断ができていないということ。実務でも、すぐに質問や要望について返答できない…なんてことがある方も少なくないのではないでしょうか。

■「片づけ」のクセは「仕事」にも表れるものでしょうか?

そうですね。「前」タイプは、仕事に関しても後でまとめてやろうとする、頭でわかっていても行動に移すのが遅いなど、時間の使い方があまり得意ではないようです。「あとで」を「すぐに」へと常に意識することで、デスクの状態も改善されるでしょうし、仕事に対する姿勢や余裕度も変わってくるはずです。

「中」タイプは、優先順位をつけるのが苦手で根気がないなど、仕事に対する意欲があっても結果的に思うようなパフォーマンスが上げられないという人が多いようです。最初に全体を見据え、やるべきことを見極めて方針を立てたら、信念を曲げずに最後までやり抜くこと。これさえできれば、ビジネスも片づけも完璧になると思います。

「後」タイプの人は、仕組みづくりが苦手なため時間がかかったり、中途半端な仕上がりになったり…。物も仕事もアウトプットよりインプットする量の方が多く、パンク状態になってしまいがちです。片づけを通して、作業や行動の習慣化やシステム構築を意識的にしてみると、仕事への取り組み方にも変化が現れ、今まで以上のパフォーマンスを上げられるようになるでしょう。

スモールステップで「整理」と「整頓」

■散らかったデスクを片づけるには何から始めたら良いのでしょうか?

タイプ別に、アドバイスさせていただきますね。まず「前」タイプの方は、「デスクを片づけたい」と思っているうちは、いつまで経っても着手できないんですよ。デスクと言っても、複数の引き出し、机の上、下といくつかエリアがあります。一気に全てを片づけようと思わないことです。いつ、デスクのどこを片づけるのか、具体的な目標を立てて周りの人に宣言することがおすすめです。毎日15分ずつスモールステップを重ねて、デスクを整った状態へ持っていきましょう。「中」タイプの片づけ途中で挫折してしまうという方は、まずはどういう状態のデスクがベストなのか、ゴールイメージを持つことです。先輩や上司などのデスクを参考にしてみると良いと思います。

■具体的な片づけの方法を教えてください。

どこに何を置くのか、アドレスを決めましょう。デスクの上は、電話とパソコンのみの状態が理想です。書類や文房具などは引き出しの中へ収納しましょう。引き出し内のアドレスを考える際は、物の「使用頻度」と「重要度」の2軸で判断します。よく使う物を手前にしまい、重要な物は奥の方というのが基本です。重要度によっては施錠のできる引き出しやデスク外のロッカーなどで保管することも検討しましょう。また、引き出しの中に、何が入っているのか俯瞰で把握できる状態が望ましいです。そのため書類は立てて収納するのが基本ですね。ここまでの話は「整理整頓」の「整頓」の部分なのですが、もちろん「整理」も必要です。そもそも保管する必要があるのか、いつまで保管しなければならないのか、どのくらいの頻度で使用する物なのかと、仕分けをすることが整理です。整理した物を、適したアドレスに収納しましょう。

片づけは「ABC」


■片づいた状態を保つコツを教えてください。

「置く」という行動に慎重になりましょう。打ち合わせが終わって席に戻ってきた時、使った資料を何気無くデスクの上にポン、ということをしている方は少なくないのではないでしょうか。置く前の「空中戦」がポイントです。席に戻ったら机の上に置かず、保管するべき物か頻繁に使う物かなど整理し、破棄すべき物は破棄、必要な物は適した場所へとしまいましょう。「一旦置く」という習慣をやめることです。とはいえ、どうしてもその時間が取れないということもあると思いますので、一時保管場所として常に空の引き出しを1つ用意しておくのがおすすめです。1日の仕事が終わり、退社する時には再び空の状態にしておくということを習慣化すればデスクは常に整理整頓された状態を保てます。

■日々デスクに向かい働くみなさんに向けて、メッセージをお願いします。

片づけというのは「ABC」なんです。「(A)当たり前のことを、(B)バカにせず、(C)ちゃんとやる」。その先に「D=デキる」があるのだと思います。みなさんも是非、そう考えて片づけを習慣にしてください。片づけの意識改革は、仕事においても良い影響を与えるものだと思います。習慣化はすぐにできることではありませんが、時間を投資しただけの価値を後々実感することができるはずです。

(プロフィール)小松易
日本初の「かたづけ士」。2005年9月に「スッキリ・ラボ」を開業。コンサルティング、研修、講演などを通して、これまで延べ2,500人以上に指導する。
「片づけを 習慣化する」をコンセプトに、個人カウンセリング& コンサルティング、企業研修、講演などを行う。『たった1分で人生が変わる片づけの習慣』(中経出版)ほか著書やテレビ出演も多数。

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